Probar IDEA

Sugerencia técnica: Cómo automatizar el flujo de trabajo de análisis de datos en IDEA

Durante mis años de instructor me han preguntado muchas veces cómo crear scripts. La mayoría de los usuarios no se da cuenta de que pueden crear un script reutilizable sin tener que aprender nada de IDEAScript o de programación en general, pero tienen que seguir unas simples reglas.

 

Lo primero que tiene que hacer es entender qué tipos de análisis desea realizar en IDEA. Esto es necesario porque tiene que grabar los pasos la primera vez para luego automatizarlos y procesar el resto de los archivos. 

 

Lo segundo que tiene que saber es que este script solo podrá funcionar en un archivo con los mismos campos y los mismos tipos de campo. Esto normalmente no supone una dificultad pues los usuarios probablemente ya lo hacen con los archivos estándar, como estados de cuenta bancarios, estados de tarjeta de pago, etc. Esta estructura de archivo normalmente no cambia con el paso del tiempo.

 

 

Siga las reglas y todo irá bien

 

Si está dispuesto a seguir las reglas anteriores, siga leyendo para ver un ejemplo.

 

En este ejemplo, voy a importar un estado de cuenta bancaria simple (es el archivo Ejemplo-Transacciones bancarias) de la carpeta de proyecto Samples. Realizaré tres tipos diferentes de análisis en este archivo:

 

  • Pruebas de duplicados
  • Resumen
  • Extracción de valores altos.

 

Lo primero que haré será empezar a grabar mis pasos en IDEA. En la pestaña Macros, en el grupo Grabar, haga clic en Grabar macro. A partir de ahora, se grabará todo lo que haga en IDEA.

 

 

A continuación, importaré el archivo. En este caso es un archivo Excel llamado Ejemplo-Transacciones bancarias.xlsx. Es un archivo sencillo y por esa razón usaremos las opciones predeterminadas para importarlo.

 

 

A continuación comenzaremos el análisis. La primera extracción que haré será la extracción de registros duplicados. En la pestaña Análisis, en el grupo Explorar, haga clic en Clave duplicada y luego en Detección. Verá el cuadro de diálogo a continuación. La clave que nos interesa es ID_TRANS y cualquier registro duplicado, porque los Id. de transacciones deberían ser únicos. 

 

 

Después de ejecutar la prueba veremos que existen dos transacciones con el mismo identificador.

 

 

La siguiente prueba es realizar un resumen por TIPO en el archivo. En la pestaña Análisis, en el grupo Categorizar, haga clic en Resumen.

 

 

Las opciones que elijo en este caso son: para el campo de resumen TIPO, para campo de total IMPORTE, y voy a incluir las estadísticas Suma y Promedio en el archivo resultante.

 

 

Podemos observar que hay solo dos tipos de transacción y que hay más registros del tipo “deposit” que del tipo “cheque”.

 

La última prueba que quiero hacer es una extracción de valores altos en el campo IMPORTE. Quiero examinar todos los importes por encima de los 10 000 dólares o por debajo de los -10 000 dólares. En la pestaña Análisis, en el grupo Extracción, haga clic en Directa.

 

 

En el cuadro de diálogo Extracción directa, seleccione la calculadora para escribir la ecuación que será, en este caso, @Abs(AMOUNT) > 10000. Esta fórmula extrae los importes absolutos, de manera que veremos todos las cantidades mayores que 10 000 o menores que -10 000.

 

Una vez realizados los pasos de la auditoría, es el momento de crear nuestro script. Vuelva a la pestaña Macros y seleccione Grabar macro de nuevo para detener la grabación.

 

 

Ahora tenemos la opción de crear una macro Visual Script o una IDEAScript y en este caso, selecciono esta última.

 

 

Se abre el Editor de ecuaciones con el script. No se preocupe, no es necesario programar nada. Lo único que haremos será grabar el script para poder utilizarlo nuevamente.

 

 

Guarde el archivo con un nombre que indique el uso. En este ejemplo lo llamé Script Automatizado.iss De manera predeterminada se guarda en la carpeta Macros.ILB en el proyecto actual, pero como quiero volver a utilizarlo en otros proyectos, lo voy a guardar en la biblioteca local. Siempre que no se haya cambiado la carpeta predeterminada, ésta se encuentra en Este PC\Documentos\Mis documentos IDEA\Biblioteca local\Macros.ILB

 

 

Después de guardar el script, lo voy a poner en un lugar de fácil acceso, como la cinta de opciones de IDEA.

 

En la pestaña Macros, en el grupo Macro, haga clic en Incorporar a cinta de opciones.

 

 

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de IDEA con la pestaña Personalizar cinta activa. En la lista Personalizar la cinta, seleccione Macros para agregar el script a la pestaña Macros. Haga clic en Nuevo grupo. Se agregará un nuevo grupo a la pestaña seleccionada.

 

 

Haga clic en Cambiar nombre para cambiar el nombre predeterminado del nuevo grupo. En este ejemplo, usaré Script Automatizado.

 

 

A continuación, haga clic en Aceptar para cambiar el nombre de la categoría.

 

 

Vamos a agregar el script a esta categoría. En la sección Seleccionar comando, haga clic en Nuevo.

 

 

Esto abre un cuadro de diálogo para seleccionar el script. Vaya a “Este equipo\Documentos\Mis documentos IDEA\Biblioteca local\Macros.ILB” y seleccione el archivo Script Automatizado.iss. También puede elegir un icono para el script.

 

 

 

 

Haga clic en Aceptar para agregar el script.

 

A continuación incorporamos el script a la categoría. Compruebe que el script en la sección Seleccionar comando y el Script Automatizado estén seleccionados y luego haga clic en Agregar.

 

 

El script estará ahora disponible en la pestaña Macros.

 

 

Cuando desee volver a ejecutar el script en un nuevo proyecto, compruebe que: 

 

  • El archivo de origen tiene el mismo nombre y es del mismo tipo que el archivo que usó para crear el script. 
  • Los campos y los tipos de campo son los mismos. 
  • El archivo de origen está guardado en la carpeta Archivos fuente.ILB. 

 

Haga clic en el script para realizar el mismo análisis que antes. Actualice la vista del Explorador de archivos para ver los nuevos archivos.

 

Esto es todo por hoy, pero no se pierda más sugerencias sobre cómo optimizar IDEA para aprovechar al máximo su programa de análisis de datos.

 

Brian Element es estratega sectorial de CaseWare IDEA y ex asesor financiero del Ministerio de Servicios Públicos y Aprovisionamiento de Canadá. Lleva trabajando con el software IDEA casi tres décadas.

 


 

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