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Sugerencia técnica de IDEA: Uso de archivos PDF

Si ha utilizado el software de análisis de datos IDEA, sabrá que es una potente herramienta integral para analizar datos y realizar auditorías de forma más rápida y eficiente. Lo que es posible que no sepa es que hay una comunidad de apoyo en línea que se puede convertir en un recurso al plantear sus preguntas sobre IDEA.

 

Algunas de las preguntas más frecuentes están relacionadas con la importación de archivos PDF. Los auditores suelen recibir información en archivos PDF que deben importar a IDEA para poder analizarlos. A continuación, le ofrecemos varias de las mejores sugerencias técnicas de nuestra comunidad de usuarios de IDEA que le ayudarán a trabajar con archivos PDF.

 

Importación de archivos PDF

 

P: Cuando abro un archivo PDF específico en Adobe Reader, las columnas aparecen alineadas con los títulos de columna y presentan un formato adecuado. Sin embargo, cuando proceso el archivo con Report Reader en IDEA, parece que los datos de las columnas se desplazan. He intentado usar la técnica de la referencia flotante sin mucho éxito, pero cuando abro el archivo en Monarch las columnas permanecen alineadas. ¿Existe alguna solución fácil?

 

R: Afortunadamente, sí que existe una solución sencilla. Vuelva a imprimir el archivo en PDF y cambie el valor "Predeterminado" a "Alta calidad". – Brian Element, Instructor acreditado de IDEA y Asesor financiero en obras públicas y servicios y servicios gubernamentales de Canadá

 

Apertura de archivos PDF grandes

 

P: ¿Cómo puedo reducir el tiempo que lleva abrir archivos PDF grandes?

 

R: Una vez que haya abierto un archivo PDF grande y lo haya convertido a un archivo de texto, este método le permitirá reducir el tiempo que se tarda en abrir estos archivos:

 

  • Haga clic en Archivo > Opciones y seleccione la pestaña Carpeta. Tome nota de la ruta a la carpeta en la que se almacenan sus carpetas temporales.
  • La primera vez que abra el archivo PDF en Report Reader, abra el Explorador de Windows y localice la copia .txt del archivo que se creó en la carpeta temporal. Copie este archivo a su carpeta Archivos fuente (o a la carpeta en la que se encuentre el archivo PDF original).

 

Gracias a este sencillo procedimiento de dos pasos no tendrá que volver a esperar cada vez que abra el archivo. – Audimation Services, socio de distribución de CaseWare IDEA

 

Report Reader

 

P: ¿Qué ventajas tiene utilizar Report Reader?

 

R: Report Reader es una herramienta incluida en IDEA que permite a los usuarios convertir informes y archivos PDF complejos y difíciles a IDEA. Ofrece las siguientes ventajas:

 

  1. Capacidad de capturar el proceso de importación como plantilla. Posteriormente, los informes se pueden importar rápidamente usando la plantilla.
  2. Permite editar la plantilla para realizar cambios pequeños al nivel de campo sin tener que rehacer todo el proceso.
  3. Enlaza encabezados de campos de informe y transacciones de informe con gran facilidad.
  4. Compatibilidad con campos de varias líneas y longitud variable.
  5. Proporciona herramientas para trabajar con campos de ancho variable y campos flotantes.

 

En resumen, Report Reader le permite dar formato, definir, moldear, ajustar y crear el informe que precisa con los campos de los que dispone. – Jairam, colaborador del foro de IDEA

 

Importación de varios archivos desde Report Reader

 

P: Tengo doce informes de ventas mensuales que me gustaría importar a IDEA. ¿Cómo puedo importarlos, aplicar una plantilla y combinar los resultados para crear una base de datos?

 

R: Use mi script de importación de varios archivos, que le permite seleccionar múltiples archivos (siempre y cuando esté usando la misma plantilla). Después, utilice la función de anexar como de costumbre.

 

Otra opción sería crear un script que lleve a cabo todo este proceso. Puede encontrar códigos de ejemplo aquí– Brian Element, Instructor acreditado de IDEA y Asesor financiero en obras públicas y servicios y servicios gubernamentales de Canadá

 

Cómo IDEALab puede ayudar 

 

Estamos orgullosos de IDEA, pero queremos llevar el software al siguiente nivel centrándonos en innovaciones que permitan a los auditores trabajar más rápido. Tomando como inspiración la comunidad de apoyo en línea sobre IDEA, diseñamos IDEALab, un centro de innovación en línea dedicado a recursos para IDEA que le facilitarán la vida.

 

IDEALab permite a los auditores sin experiencia en programación crear soluciones de software específicas que se ajusten a sus negocios y compartirlas después con la comunidad más extensa de IDEALab. Ya sea para gestionar archivos PDF o para diseñar una solución completamente nueva, IDEALab ofrece una manera de innovar desde dentro y devolver parte de ello a la comunidad de IDEA.

 

Con IDEALab, los usuarios pueden acceder, descargar, comentar y probar prototipos funcionales de recursos para IDEA de CaseWare, así como herramientas creadas por los usuarios. Lo mejor de todo es que no es necesario tener conocimientos de programación y la instalación es tan fácil como instalar una nueva aplicación en el teléfono o una nueva extensión en el navegador web.

 

IDEALab, que ya cuenta con ocho "apps" o complementos e irá aumentando el número en los próximos meses, será su solución de referencia principal a la hora de buscar herramientas que mejoren su trabajo diario, al agilizar su flujo de trabajo y aprovechar herramientas creadas por otros auditores de la comunidad.

 

Para obtener más información sobre IDEALab, o si tiene una idea para una aplicación que desea ver entre nuestras productivas soluciones, haga clic aquí.