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Por qué Excel no es suficiente para analizar datos con efectividad

El mundo empresarial actual funciona cada vez más gracias a los macrodatos; conjuntos de información digital excepcionalmente grandes. Las empresas analizan estos datos para descubrir patrones y tendencias que permiten aplicar nuevas mejoras y en definitiva, obtener mejores resultados. 

 

En la auditoría interna moderna, aprovechar el análisis de datos es esencial para aumentar la calidad y eficacia de los proyectos. Ahora puede realizar operaciones tediosas y largas de una manera programada y rápida gracias a una plataforma de análisis para auditores

 

El análisis de datos permite a los auditores internos hoy comprender mejor tendencias y patrones de negocio, dejando atrás el texto y los números para pasar a ver una representación visual de los datos en gráficos y paneles interactivos. Libres del análisis rutinario de datos, los auditores pueden concentrarse en realizar mejores pruebas, resolver datos anómalos y examinar áreas de riesgo.

 

Independientemente del tamaño de la empresa, las auditorías basadas en datos dan como resultado auditorías más eficaces. 

 

Más datos, mejor análisis de datos contables

 

El análisis de datos es la evaluación y el examen sistemático de los datos, y la obtención de conclusiones a partir de ellos. El concepto lleva ya mucho tiempo formando parte del procedimiento de la auditoría interna tradicional. Por ejemplo, un auditor que controla los pagos duplicados de pedidos en todo el libro mayor usa técnicas de análisis.

 

Durante muchos años, programas de hoja de cálculo tales como Microsoft Excel han sido la herramienta principal de los auditores. Pero los tiempos cambian, y para bien. Hoy, herramientas especializadas ayudan a los auditores a trabajar con enormes repositorios de información, que no pueden ser analizados con técnicas de análisis manuales. Las firmas se arriesgan a quedarse atrás si son lentas a la hora de aprovechar esta mejora exponencial en herramientas y tecnología de auditoría.

 

Las necesidades «digitales» del auditor moderno revelan las limitaciones de herramientas convencionales, tales como Excel. A medida que los conjuntos de datos crecen en tamaño y complejidad, la cuestión no es si una organización introducirá o no el análisis de datos en la auditoría interna, sino cuál es la mejor manera y cómo hacerlo. 

 

Sus auditorías pueden beneficiarse de muchas formas al abandonar las limitaciones de Excel y permitir que la automatización sirva de pasaporte a procesos de auditoría y supervisión más eficaces.

 

Análisis de la ley de Benford

 

La ley de Benford, también conocida como la ley de los primeros dígitos es una regla estadística con grandes consecuencias en el análisis de datos. Sostiene que el primer dígito es probable que sea bajo en conjuntos de datos numéricos naturales. Así, el número 1 aparecerá como primer dígito el 30% de las veces, y otros dígitos aparecerán en frecuencia decreciente, siendo el 9 el número que aparece con menos frecuencia como primer dígito (menos del 5% de las veces).

 

De un modo similar a la aplicación de una distribución normal, la ley de Benford se puede usar como una herramienta para detectar patrones (o la falta de ellos) en un conjunto de datos numéricos naturales. Puede ser un método sólido para identificar datos fuera de la norma y detectar actividad fraudulenta. Pero la aplicación de la ley de Benford a grandes conjuntos de datos puede resultar difícil en un programa como Excel. No está diseñado para analizar este tipo de distribución.

 

Tradicionalmente, el análisis de datos dependía del muestreo de grandes conjuntos de datos en hojas de cálculo. Los auditores sacaban conclusiones a partir de estas muestras y su conocimiento de la empresa.

 

Sin embargo, el uso de un conjunto de datos incompleto crea la posibilidad de error ya que puede perder datos cruciales. Del mismo modo, depender del propio conocimiento del auditor externo sobre la empresa puede que conduzca a error si ese conocimiento es limitado.

 

Sin embargo, una herramienta especializada en análisis de datos puede probar conjuntos de datos completos, sin importar su tamaño. Puede además evitar errores potenciales, consecuencia de tamaños de archivos limitados, y permite a los equipos realizar auditorías más rigurosas. El análisis de datos con herramientas especializadas puede además alertar sobre áreas que necesitan ser investigadas, en lugar de depender solo del conocimiento (potencialmente incompleto) que el auditor tenga de la empresa del cliente.

 

Automatice y acelere los procedimientos de prueba

 

Con los métodos tradicionales, los auditores tienen que analizar los datos por separado o depender de la ayuda de analistas expertos. Sus auditorías duran más tiempo y son más costosas, y al mismo tiempo no ven las pruebas que están usando.

 

Integrar el análisis de datos en el flujo de trabajo de la auditoría para automatizar pruebas es una ventaja significativa. Mediante el uso de inteligencia artificial y aprendizaje automático, el software de análisis de datos puede examinar rápidamente y con precisión todas las transacciones y los asientos contables. Esto proporciona resultados significativos para seguir investigando. 

 

Automatice tareas tediosas y céntrese en riesgos clave

 

Una de las grandes mejoras en herramientas de análisis de datos que no tienen las hojas de cálculo tradicionales es su capacidad de automatizar tareas tediosas. Con software dedicado, los auditores pueden usar scripts o conjuntos de instrucciones para que el programa examine los datos e identifique si se han infringido controles internos. Además de reducir el riesgo de introducir errores, inevitable en una revisión manual, el script permite que la acción sea fácilmente repetible. 

 

De igual manera, los equipos pueden eliminar el riesgo de corrupción de datos al usar métodos automatizados. Este inconveniente solo se produce accidentalmente durante la transferencia o extracción manual de datos para los procedimientos de auditoría interna. Esta automatización libera a los auditores de tareas repetitivas y les permite centrarse en actividades que aportan más valor a la auditoría.

 

Ir más allá de Excel

 

La automatización es el pasaporte a la auditoría y supervisión continuas y se está convirtiendo rápidamente en una parte indispensable del flujo de trabajo de las auditorías. Para obtener más información sobre soluciones alternativas a Excel y ver cómo CaseWare IDEA puede ayudarle a mejorar su proceso de auditoría, descargue el informe gratuito, Más allá de Excel, hoy mismo.