Essayer IDEA

IDEA 11.2 Perfectionnements et améliorations simplifiant la vie des auditeurs

Nous avons récemment publié IDEA 11.2, qui se dote de nouvelles fonctionnalités et d’une nouvelle apparence. Nos spécialistes en design se démènent pour s’assurer qu’IDEA est plus intuitif et simple que jamais. 

 

Cette version propose de nouvelles fonctions pour des rapports complets, des applications d’audit intelligentes pour des audits de grande qualité, des plug-ins puissants et des améliorations des fonctions ponctuelles et des importations.

 

Passons en revue certaines des mises à jour et des modifications :

 

Fonctionnalité de publication

 

Les auditeurs ont besoin de pouvoir partager les constatations de leur analyse de données qui illustrent une défaillance potentielle des contrôles ou d’autres problèmes. Ces constatations doivent être accompagnées de données sous-jacentes et d’une explication de la défaillance.

 

Dans de nombreuses situations d’audit interne où IDEA est utilisé, les auditeurs ont besoin de partager les constatations potentielles avec leur chef d’équipe (qui a généralement IDEA) et les clients internes (qui ne l’ont pas en général). Par conséquent, l’envoi d’un courriel contenant une base de données IMD n’est pas possible, car le client ne peut pas lire ce format. Même s’il avait IDEA, il ne serait pas évident de savoir quelles données regarder ou ce qu’elles signifient du point de vue des contrôles.

 

L’objectif et le résultat final de l’audit sont le rapport d’audit, qui est fait à partir des constatations de l’audit. La production de la fonctionnalité « publier » aidera les auditeurs à rédiger le rapport d’audit en leur donnant accès aux constatations et aux données sources dans un format lisible et leur donnera ainsi la possibilité d’inclure les commentaires de la base de données ainsi que l’historique. Ils peuvent ainsi la partager facilement avec leurs clients. 

 

Pour partager les observations IDEA avec un client interne ou transmettre les bases de données IDEA aux fins de vérification de la gestion de l’audit et d’assurance de la qualité, nous avons ajouté une fonctionnalité permettant de configurer un serveur SMTP dans IDEA. Vous pouvez soit utiliser les paramètres SMTP prédéfinis pour Gmail, Outlook, etc. soit ajouter votre propre configuration SMTP personnalisée fournie par votre organisation. 

 

Interface utilisateur mise à jour

 

Grâce à l’évolution du logiciel IDEA au fil des ans, il était nécessaire de se doter d’une interface utilisateur pour rendre IDEA plus accessible et facile à utiliser. 

 

Dans le cadre de l’effort de simplification de l’expérience utilisateur, nous avons donné une nouvelle image à IDEA afin de le rendre plus convivial. Nous avons commencé par mettre à jour l’interface utilisateur pour l’harmoniser aux normes de l’industrie et la rendre conforme aux exigences en matière d’accessibilité.

 

Critères de sélection pour les valeurs multiples dans le champ d’une colonne

 

Les auditeurs examinent fréquemment les transactions en les filtrant. IDEA permet de le faire de plusieurs façons. Les statistiques de champs de caractères permettent à un auditeur d’approfondir l’exploration des données de manière interactive grâce à plusieurs niveaux de détails. L’extraction des valeurs clés est un autre moyen. Mais la méthode la plus courante pour filtrer les données est la méthode appelée « cliquer et choisir » qui utilise le menu contextuel « Sélectionner tous les enregistrements contenant » de la grille des données. 

 

Il existe toutefois une limitation à la fonction « cliquer et choisir », car il n’y a aucun moyen d’ajouter plus d’une valeur distincte de la même colonne sans avoir à rédiger une formule personnalisée. Encore pire, si les valeurs sélectionnées contiennent de longues chaînes, il faut les entrer manuellement précisément, ou la requête échoue.

 

IDEA 11.2 présente une nouvelle façon d’étendre le concept de « cliquer et choisir » en laissant l’utilisateur choisir plus d’une cellule dans la même colonne, en maintenant enfoncée la touche CTRL ou MAJ, et en rédigeant automatiquement la formule de la requête nécessaire pour créer une requête combinée de plusieurs valeurs en même temps. Ce filtrage amélioré continuera à fonctionner en combinaison avec l’ancien filtre « cliquer et choisir », qui permet à l’utilisateur de créer des filtres très sophistiqués en quelques clics seulement – et sans script.

 

Utilitaires – La dernière application SmartAnalyzer

 

Nous avons introduit une nouvelle application SmartAnalyzer qui comprend actuellement 14 utilitaires (d’autres seront ajoutés ultérieurement). Nombre de ces utilitaires ont été demandés et conçus par les auditeurs afin d’améliorer l’expérience d’audit (p. ex., la capacité d’exporter plusieurs bases de données, de créer une liste de dates de correspondance). Ce package améliore l’expérience utilisateur d’IDEA.

 

Plug-ins IDEA Lab

 

Nous avons prévu les nouveaux plug-ins IDEA Lab comme suit :

 

Obtenir le suivant ou le précédent : Ce plug-in vous permet d’extraire x transactions avant ou après un type de transaction donné selon un critère défini. Par exemple, vous pouvez examiner les transactions qui ont eu lieu juste avant ou juste après la saisie d’une annulation dans le système de point de vente. Vous pouvez définir des critères pour inclure Toutes les transactions annulées et préciser le nombre d’enregistrements avant ou après les transactions annulées à extraire. Le plug-in extrait toutes les transactions précédentes et suivantes qui correspondent aux critères.

 

Enregistrements uniques : Cette extension de la fonction de détection de doublons recherche les enregistrements en double et ceux sans doublons. Le plug-in Enregistrements uniques recherche les valeurs uniques dans le fichier, en fonction d’un index. Vous devez sélectionner les valeurs uniques (clés), puis les champs supplémentaires à ajouter dans le fichier de sortie. Le plug-in renvoie un fichier qui contient un enregistrement unique en fonction de valeurs uniques.

 

Analyse de texte : Le plug-in Analyse de texte réalise des analyses sur le texte d’un rapport (fichiers PDF, DOC, DOCX, TXT seulement). Les résultats de l’analyse sont affichés dans trois bases de données IDEA. Le plug-in procède automatiquement à une analyse des sentiments, crée des graphiques à barres de la fréquence des mots ainsi qu’un nuage de mots. Pour utiliser ce plug-in, vous devez vous assurer que Java 7 ou une version supérieure est installée.

 

Améliorations apportées à la détection exclusive de doublons

 

La tâche Détection exclusive de doublons permet de détecter les enregistrements en double dans une base de données, mais seulement lorsque les valeurs d’un champ donné sont différentes (par exemple, des numéros de fournisseur en double pour des fournisseurs différents). Cette tâche renvoie seulement le premier enregistrement qui est lié à la clé unique de détection exclusive de doublons. Le résultat de la détection exclusive de doublons énumérait auparavant les combinaisons détectées par les tâches. Les utilisateurs souhaitaient que le résultat énumère tous les enregistrements et non seulement les différentes combinaisons trouvées dans la base de données.

 

La détection exclusive de doublons est maintenant améliorée afin de produire tous les enregistrements qui sont liés à une clé unique de détection exclusive de doublons. Cela permet à l’utilisateur de consulter tous les enregistrements qui sont liés à cette requête, tandis qu’avant il aurait dû procéder à une jonction pour obtenir ces enregistrements.

 

Inscrivez-vous à notre série de webinaires de conseils techniques ou, pour en savoir plus, téléchargez la fiche technique 11.2.