Conseils techniques IDEA : Comment copier et manipuler des données dans une colonne ?
Dans la série des conseils techniques IDEA, nos spécialistes répondent à des questions courantes d’utilisateurs qui explorent la large gamme de fonctionnalités qu’offre IDEA. Notre question du jour nous vient de Mike, un utilisateur d’IDEA qui, comme de nombreux autres, « avait l’habitude de tout faire dans Excel », mais qui est passé à IDEA et qui profite maintenant d’un nouveau monde de capacités analytiques. Dans cet exemple, on veut supprimer un terme d’une colonne. Ici, le stratège IDEA Brian Element et le directeur de la Stratégie produits, Alain Soublière, expliquent comment s’y prendre.
Q. : Je viens de commencer à utiliser CaseWare IDEA pour l’analyse de données. J’avais l’habitude de tout faire dans Excel, mais je considère IDEA comme un apport très utile pour mes analyses (et peut-être à un certain point, comme un remplacement d’Excel). Une des principales fonctions d’Excel que j’utilise beaucoup est la copie de colonnes dans une feuille de calcul (afin de conserver la colonne originale), puis je me sers de la fonction Rechercher et remplacer pour manipuler les données dans les cellules.
Prenons l’exemple d’une colonne, dont chaque cellule contient le terme « facture » (texte) + le numéro de facture (chiffres). Dans Excel, je remplacerais le terme facture par « » pour le supprimer et conserver le numéro de facture. Comment faire une copie exacte d’une colonne donnée dans IDEA 10 et comment supprimer un certain terme dans toutes les cellules d’une colonne donnée ? – Mike
R. : Vous pouvez le faire facilement dans IDEA. J’utilise le fichier Fichier-Employés du dossier de projet Échantillons pour cette démonstration. Dans le champ d’adresse se trouvent les renseignements suivants :
Si on veut supprimer le terme Rue du champ Adresse, il faut d’abord aller dans la boîte de dialogue Manipulation des champs pour ajouter un champ. Le moyen le plus simple d’y accéder est de double-cliquer sur la base de données, puis la boîte de dialogue Manipulation des champs apparaît. On sélectionne Ajouter pour ajouter un champ, on le nomme ADRESSE_NOUVELLE et on sélectionne Virtuel caractère, avec une longueur de 31.
On a le choix du type de champ. Le champ Virtuel caractère est comme un champ Excel dans lequel on peut retourner pour modifier une équation qu’on a créée. Si on choisit un champ de caractères, il ne peut plus être modifié une fois le champ créé. Alors le choix dépend des objectifs. Si on pense le modifier à l’avenir, il vaut mieux choisir un champ virtuel caractère. Sinon, on peut utiliser le champ de caractères.
Nous devons maintenant créer l’équation pour le contenu du champ. On clique dans la zone Paramètre pour lancer l’Éditeur d’équations. Pour cette équation, j’utiliserai deux fonctions IDEA : @Replace et @Upper. J’utilise la fonction @Upper, car je ne sais pas si je trouverai Rue, rue ou rUe, alors la fonction @Upper permet de tout modifier en RUE. La fonction @Replace indique à IDEA de remplacer RUE par rien. Voici à quoi l’équation ressemblera dans l’Éditeur d’équations :
Une fois que vous avez entré l’équation, appuyez sur la coche verte, puis sur le bouton OK de la Manipulation des champs. Les résultats ressembleront à cela :
– Brian Element, CPA, CIDA, CISE, CFE – Instructeur certifié IDEA et conseiller financier à Services publics et Approvisionnement Canada
R. : Une autre façon de traiter le scénario de Mike pour supprimer le texte et les caractères est d’utiliser la fonction @JustNumbers. Dans l’exemple de Brian, il faudrait ajouter un champ numérique et utiliser la formule @Justnumbers(ADRESSE). Mise en garde : si l’adresse ne contient pas d’élément numérique, la formule retournera le zéro numérique.
– Sunder Gee, CPA, CMA, CIDA – Instructeur certifié IDEA et directeur principal Services des données à RTA Corporation
Pour obtenir davantage de conseils techniques IDEA ou pour poser votre propre question sur IDEA, allez à l’adresse www.ideascripting.com.
Saviez-vous que les auditeurs internes qui se fient à Excel courent le risque de perdre des données ? Découvrez notre guide récent, Au-delà d’Excel : comment utiliser l’analyse de données en audit interne, et faites passer vos capacités d’analyse au niveau supérieur.
À propos d’Alain Soublière :
Alain Soublière travaille depuis de nombreuses années dans le domaine des logiciels d’audit informatique. Il a longtemps fait partie de la haute direction à titre de chef de produit IDEA avant de devenir directeur de la stratégie de produit à CaseWare Analytics, puis plus récemment directeur principal de la stratégie produit.
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Alain Soublière