Essayer IDEA

Conseils techniques IDEA : Utilisation des fonctions@ dans les contrôles fiscaux

Q. : Je suis contrôleur fiscal et je souhaite utiliser IDEA pour vérifier les dossiers relatifs aux ventes et aux achats, la hausse des prix et pour voir si les taxes sont enregistrées correctement. Quelles fonctions@ peuvent m’aider pour ajouter des fichiers, trier les factures et relier les noms aux adresses similaires ?

 

R. : Pour votre projet, la fonction @lower serait nécessaire pour joindre deux fichiers en se fondant sur les champs de caractères. Disons que vous êtes dans une organisation et que l’intégration entre les systèmes du grand livre général et des comptes fournisseurs n’est pas parfaite. Dans cet environnement pesant, l’achat d’information est saisi manuellement dans le grand livre général et dans les comptes fournisseurs. Disons que le lien entre les deux systèmes est un numéro de bon de commande (NoBC) composé d’une combinaison de lettres et de chiffres (p. ex., P322sz). S’il est saisi manuellement dans chaque système, il est possible que la personne qui le saisit utilise une combinaison de minuscules et de majuscules différente dans chaque système.

 

Si vous faites un test pour voir si tous les éléments dans le système des comptes fournisseurs ont également été saisis dans le système du grand livre général et que le fichier des comptes fournisseurs est le fichier principal et que celui du grand livre est le fichier secondaire, et que vous cherchez des dossiers sans concordance secondaire, vous devez vous assurer que les champs relatifs au bon de commande comportent la même combinaison de minuscules et de majuscules afin d’écarter tous les faux positifs. Il vous faudrait alors créer un nouveau champ dans le fichier des comptes fournisseurs avec l’équation @lower(NoBC) et un nouveau champ dans le grand livre avec la même équation. Il faudrait ensuite établir la concordance des fichiers joints au moyen des nouveaux champs de caractères minuscules créés. Vous seriez alors assuré que les bons de commande qui ne sont pas dans le grand livre n’ont pas été saisis et ne sont pas des bons de commande dont une lettre a été saisie dans une casse différente dans chacun des systèmes.

 

– Steven Luciani, CPA, CGA, CIDA – Formateur certifié IDEA et spécialiste de l’audit du commerce électronique à l’Agence du revenu du Canada

 

R. : La fonction @lower transforme tous les caractères en majuscules d’un champ en minuscules.  Dans les anciennes versions d’IDEA, les fonctions @lower ou @upper étaient nécessaires pour faire des comparaisons de champs de texte. On combinait cette fonction à la fonction @Isin pour chercher les correspondances. 

 

Imaginons un champ de caractères dans lequel rechercher le terme « case postale ». Le champ peut le contenir sous la forme « Case postale » ou « case postale » ou sous de nombreuses formes différentes, alors il faut utiliser la fonction @lower pour normaliser le champ et procéder à la recherche. L’équation serait alors @Isin(« case postale », @lower(Adresse)). Tous les caractères du champ d’adresse seraient alors transformés en minuscules aux fins de comparaison avec « case postale ».  Mais IDEA a ajouté une fonction appelée @Isini, qui fait la manœuvre pour vous. Les fonctions @upper et @lower sont des vestiges de l’époque où on en avait besoin pour les comparaisons.

 

Il est également possible de les utiliser pour la mise en forme.  Au Canada, les codes postaux sont un mélange de lettres et de chiffres. Si je voulais normaliser un code postal pour une déclaration, je pourrais utiliser la fonction @lower ou @upper pour m’assurer que tous les caractères sont soit en minuscules soit en majuscules.

 

Si vous reliez des noms et des adresses au moyen de la fonction @Isin, vous pouvez utiliser la fonction @lower afin de ne pas avoir à vous soucier des minuscules et des majuscules qui ne correspondent pas.

 

– Brian Element, CPA, CISA, CIDA, CISE, CFE – Instructeur certifié IDEA et conseiller financier à Services publics et Approvisionnement Canada

 

Pour découvrir d’autres conseils et astuces techniques utiles IDEA, rendez-vous sur les forums à l’adresse IDEAScripting.com

 

À propos d’Alain Soublière :

Alain Soublière travaille depuis de nombreuses années dans le domaine des logiciels d’audit informatique. Il a longtemps fait partie de la haute direction à titre de chef de produit IDEA avant de devenir directeur de la stratégie de produit à CaseWare Analytics, puis plus récemment directeur principal de la stratégie produit.